L’Assemblée Générale ou AG
L’Assemblée Générale est constituée de la totalité des membres actifs et membres associés du Groupement ainsi que des invités. Elle est présidée par le Directeur Général du CHU de Lille ou son représentant. La Vice-Présidence du Groupement est assurée par le Président de l’Université de Lille ou son représentant.
L’Assemblée Générale se réunit au moins une fois par an.
Tous les membres du Groupement sont représentés à l’Assemblée Générale.
L’Assemblée Générale est compétente pour prendre toute décision concernant l’organisation et les missions du Groupement.
En séance ordinaire, elle délibère sur les questions relevant de sa compétence selon les termes de la présente convention et notamment :
- La définition de la politique et de la stratégie générale ;
- L’approbation du rapport annuel d’activité ;
- L’approbation des comptes de chaque exercice et la validation du budget prévisionnel
- L’adoption du programme d’actions annuel et de son financement ;
- L’adoption de toute modification de la Convention Constitutive par voie d’avenant ;
- L’admission d’un nouveau membre ;
- L’exclusion d’un membre ;
- Le retrait d’un membre ;
- La dissolution du Groupement ainsi que les mesures nécessaires à cette dissolution ;
- L’approbation du règlement intérieur du Groupement.
Le Comité de Pilotage ou COPIL
Il est animé par le Directeur responsable de la DRCI du CHU de Lille ou de son représentant
Il se réunit au moins trois fois par an.
Tous les membres du Groupement ainsi que les invités permanents sont conviés au COPIL.
Le Comité de Pilotage prend toutes les décisions qui ne relèvent pas de la compétence de l’Assemblée Générale. Il a pour mission de décliner de manière opérationnelle, les objectifs stratégiques du Groupement, à savoir :
- Il organise la coopération en recherche clinique entre les membres et en lien avec les acteurs régionaux ;
- Il propose à l’AG un programme d’action ;
- Il propose à l’AG le budget prévisionnel annuel et le budget réalisé ;
- Il propose à l’AG un règlement intérieur et ses éventuelles évolutions ultérieures ;
- Il propose à l’AG les modifications de la Convention constitutive ;
- Il propose à l’AG les modifications de membre (demande d’adhésion, demande de retrait ou proposition d’exclusion).
Le Comité Médico-Scientifique ou CMS
Il est animé par un responsable médical de la DRCI du CHU de Lille ou par un médecin ou un pharmacien désigné par le Président du Groupement.
Il se réunit au moins deux fois par an.
Le Comité Médico-Scientifique a pour mission d’assurer l’animation scientifique du Groupement, de préparer les objectifs scientifiques annuels communs pour le Groupement et de développer les collaborations avec les réseaux de recherche.
Il interagit avec le COPIL pour mettre en œuvre des procédures efficientes afin d’atteindre les objectifs du Groupement.
Chaque établissement membre se fait représenter au sein de cette instance consultative par un médecin ou un pharmacien ayant une implication en recherche et/ou des responsabilités institutionnelles.
Groupes de travail et Commissions
Le Comité de Pilotage met en place toute commission ou groupe de travail permanent ou non qu’il estime nécessaire pour l’accomplissement des missions. Il en fixe les règles de fonctionnement.
La cellule d’animation et de coordination
La cellule d’animation et de coordination est portée par un coordonnateur recruté par la DRI du CHU de Lille, placé sous l’autorité hiérarchique du Directeur de la DRI du CHU de Lille et sous l’autorité fonctionnelle conjointe du responsable médical animant le CMS et du COPIL. Il interagit de manière privilégiée avec le COPIL et le CMS.
Le coordonnateur met en œuvre les objectifs opérationnels du Groupement et assure plus particulièrement les missions suivantes :
- Organisation des instances (planification, convocations, coordination, animation, traçabilité) ;
- Coordination de la mise en œuvre et du suivi du plan d’actions ;
- Appui auprès des établissements membres : formations, aide au montage de projets, mise à disposition d’outils et de compétences ;
- Elaboration du budget annuel prévisionnel et réalisé en lien avec le service des finances de la DRI ;
- Préparation des textes juridiques régissant le Groupement (Conventions et règlement intérieur) ;
- Communication sur les actions du Groupement (site internet notamment) ;
- Développement de relations privilégiées avec les acteurs en santé du territoire.